SaaSのテレアポ戦略｜IT企業が商談につなげる進め方
SaaS・IT企業がテレアポで商談を増やすための戦略を解説。ターゲットの決め方、トライアルや資料請求リードへの電話、トークの組み立て方、追うべきKPI、インサイドセールスとの役割分担を手順つきで紹介します。
テレマーケティング
テレアポのアポ率が上がらない原因と改善策｜見直すべき5つのポイント
「毎日たくさん電話をかけているのに、アポイントがなかなか取れない」。テレアポのアポ率が伸びない原因は、トークだけにあるとは限りません。この記事では、アポ率の正しい測り方と数字の分解方法、アポ率が上がらない5つの原因と改善策、症状別の対策、改善の進め方を、テレマーケティング代行を手がける株式会社New Deckが解説します。
この記事の要点
- アポ率とは、架電や担当者との会話のうち、商談のアポイントにつながった割合のことで、何を分母にするかを決めて測ることが大切です。
- アポイント数は「架電数 × 接続率 × 担当者接続率 × 担当者と話した中でのアポ率」に分解でき、どの段階で落ちているかを見ると原因を特定しやすくなります。
- 見直すべきポイントは、リスト、架電の時間帯、受付突破、トーク、記録と振り返りの5つです。
- 改善は一度に1つの要素だけを変えて、数字で効果を確かめながら進めます。
アポ率とは？まず「何を分母にするか」を決める
アポ率とは、架電や担当者との会話のうち、商談のアポイントにつながった割合のことです。ただし、分母に何を使うかによって数字の意味が変わります。
- 架電数を分母にする場合：電話をかけた件数のうち、アポイントにつながった割合
- 担当者と話せた件数を分母にする場合：担当者との会話のうち、アポイントにつながった割合
架電数を分母にすると、不在や受付での断りも含まれるため、トークの良し悪しがわかりにくくなります。チーム内で分母を統一し、同じ基準で比べ続けることが、改善の第一歩です。
アポイント数を分解して、落ちている段階を見つける
アポイント数は、次のように段階ごとの数字に分解できます。
アポイント数 ＝ 架電数 × 接続率 × 担当者接続率 × 担当者と話した中でのアポ率
| 段階 | 意味 | 数字が低いときに疑うこと |
|---|---|---|
| 接続率 | 電話がつながった割合 | 電話番号が古い、かける時間帯が合っていない |
| 担当者接続率 | つながった電話のうち、担当者と話せた割合 | 受付での伝え方、担当部署の特定 |
| 担当者と話した中でのアポ率 | 担当者との会話のうち、アポイントにつながった割合 | トークの内容、ターゲットとの相性 |
どの段階の数字が低いかがわかれば、見直すべきポイントを絞り込めます。全体のアポ率だけを見て、やみくもにトークを変えないことが大切です。
アポ率が上がらない5つの原因と改善策
① リストがターゲットに合っていない
商材を必要としていない企業ばかりに電話していると、どれだけトークを工夫してもアポイントにはつながりません。
- 改善策：過去にアポイントや商談につながった企業の業種・規模・きっかけを振り返り、ターゲット条件を見直します。重複や対象外の企業を取り除く精査も行いましょう。
リストの作り方は「テレアポのリストの作り方」で詳しく解説しています。
② 架電する時間帯が合っていない
相手が会議や外出で不在になりやすい時間帯に電話をかけると、接続率や担当者接続率が下がります。
- 改善策：時間帯ごとに接続率と担当者接続率を記録し、自社のターゲットにつながりやすい時間帯を見つけます。業種や職種によってつながりやすい時間は異なるため、一般論に頼らず、自社のデータで検証することが大切です。
③ 受付で断られてしまう
担当者につながる前に、受付で「間に合っています」と断られてしまうケースです。
- 改善策：会社名と用件を簡潔に伝え、取り次いでほしい部署や役職を明確にします。長い説明をするよりも、「〇〇のご担当者様にご案内したい件がございます」と短く伝えるほうが、取り次いでもらいやすくなります。
④ トークが相手の関心を引けていない
担当者と話せているのにアポイントにつながらない場合は、トークの内容を見直します。
- 改善策：冒頭で自社の商品説明から入るのではなく、相手に関係のある課題から話し始めます。一方的に説明するのではなく、質問で相手の状況を聞き出し、アポイントの打診では具体的な候補日時を示しましょう。
トークの組み立て方は「テレアポのスクリプトの作り方」で紹介しています。
⑤ 記録と振り返りができていない
架電の結果や断られた理由を記録していないと、何が問題なのかがわからず、同じやり方を続けてしまいます。
- 改善策：架電結果を「不在」「受付で断り」「担当者と会話」「アポ獲得」などの決まった区分で記録し、断られた理由も分類して残します。週に1回など、定期的に数字を振り返る時間を設けましょう。
症状別の対策一覧
| 症状 | 考えられる原因 | 対策 |
|---|---|---|
| 電話がつながらない | 電話番号が古い、時間帯が合っていない | リストの情報を更新し、時間帯ごとの接続率を検証する |
| 受付で断られることが多い | 用件が長い、取り次ぎ先があいまい | 用件を短くし、部署・役職を明確に伝える |
| 担当者と話せても断られる | 冒頭で関心を引けていない | 相手の課題から話し始め、質問を増やす |
| 話は聞いてもらえるが日程が決まらない | アポイントの打診があいまい | 商談の内容と所要時間を伝え、候補日時を具体的に示す |
| アポイントは取れるが商談につながらない | ターゲットやアポイントの条件が合っていない | アポイントの条件を見直し、ヒアリングで課題を確認する |
アポ率を改善する進め方
- 数字を段階ごとに記録する：架電数、接続数、担当者接続数、アポイント数を記録します。
- 落ちている段階を特定する：過去の数字と比べて、どの段階の割合が低いかを確認します。
- 見直すポイントを1つに絞る：リスト、時間帯、受付、トークのうち、原因と考えられるものを選びます。
- 一度に変える要素を1つにする：複数を同時に変えると、何が効果につながったのか判断できなくなります。
- 一定の件数で効果を確かめる：少ない件数では偶然の影響を受けやすいため、ある程度の件数を架電してから判断します。
アポ率を上げることだけを目標にすると、商談につながらないアポイントが増えることがあります。アポイント後の商談化率や受注率もあわせて確認しましょう。
New Deckのテレマーケティング代行
株式会社New Deckのテレマーケティング代行では、コール数・接触率・アポ率・CVRをリアルタイムで共有し、数字をもとにスクリプトやリストの改善を続けています。
- 業種・商材・ターゲットに合わせたスクリプト設計と改善
- ターゲットリストの作成・精査、既存リストのクレンジング
- KPIと目標値を事前に合意したうえでスタートし、目標未達の場合は原因分析と改善策を提案
- 自社で電話営業した場合と比べてCVRが2〜3倍に向上した実績
アポ率の改善を任せたい場合は、テレマーケティング代行のページをご覧ください。代行会社の選び方は「テレアポ代行の選び方」で解説しています。
まとめ：アポ率は「分解して、1つずつ直す」
テレアポのアポ率が上がらないときは、全体の数字だけを見てトークを変えるのではなく、架電数から接続率、担当者接続率、担当者と話した中でのアポ率へと分解し、どの段階で落ちているかを確認することが大切です。リスト、時間帯、受付突破、トーク、記録と振り返りの5つのポイントを、一度に1つずつ見直し、数字で効果を確かめながら改善を続けましょう。
よくある質問
テレアポのアポ率の平均はどのくらいですか？
商材、ターゲット、リストの質、アポ率の分母の取り方によって大きく異なるため、一律の平均と比べるのはおすすめしません。自社の過去の数字と比べて、改善しているかどうかで判断しましょう。
アポ率を上げるには、架電数を増やせば良いですか？
架電数を増やすとアポイント数は増えやすくなりますが、アポ率そのものは上がりません。接続率や担当者と話した中でのアポ率など、どの段階が低いかを確認し、原因に合った対策をとることが大切です。
電話がつながりやすい時間帯はありますか？
相手の業種や職種によって異なります。一般論に頼るより、時間帯ごとの接続率を記録して、自社のターゲットにつながりやすい時間帯を検証する方法が確実です。
アポ率の改善にはどのくらいの期間がかかりますか？
変える内容や架電の件数によって変わります。一度に1つの要素だけを変え、ある程度の件数を架電してから効果を判断するため、数週間単位で振り返りながら進めるのが現実的です。
アポ率の改善を外注することはできますか？
できます。New Deckのテレマーケティング代行では、コール数・接触率・アポ率・CVRを共有しながら、スクリプトやリストの改善を継続して行っています。
