展示会フォローコールのコツ｜名刺を商談につなげる進め方

展示会フォローコールとは

展示会フォローコールとは、展示会のブースで名刺交換や資料請求をした相手に電話をかけ、商談や次の接点につなげる活動です。

展示会で集まるリードは、自社のブースに足を止めた、何らかの関心を持つ相手です。ただし、関心の強さはさまざまです。すぐに導入を検討している人もいれば、情報収集のために立ち寄っただけの人もいます。フォローコールは、この違いを電話で確かめ、見込みの高い相手を商談へ、そうでない相手を継続的な接点へと振り分ける役割を持ちます。

お礼メールだけで終わらせる企業も少なくありませんが、メールは開封されないまま埋もれることがあります。電話で直接話すことで、相手の状況や課題を具体的に聞き出せる点がフォローコールの強みです。

展示会後のフォローが遅れると商談につながりにくい理由

フォローが遅れると、相手の記憶が薄れ、他社にも先を越されやすくなります。

展示会の来場者は、1日に多くのブースを回ります。会期から時間がたつほど、どの会社の何の話を聞いたのかを思い出してもらいにくくなります。また、同じ展示会に出展した競合他社も同じ来場者に連絡をしています。先に丁寧なフォローをした会社のほうが、相談相手として選ばれやすくなります。

そのため、フォローコールは会期終了後、できるだけ早く始めることが基本です。会期中から電話の体制を決めておくと、会期後すぐに動き出せます。

会期中にやっておくべき準備

フォローコールの成果は、会期中の準備でほぼ決まります。

名刺に温度感のメモを残す

名刺交換の直後に、話した内容と温度感をメモします。「導入時期が近い」「情報収集中」「代理店・同業」など、簡単な区分で十分です。後で電話するときの優先順位と、会話の入り口になります。

聞いた課題を記録する

「人手が足りない」「今の仕組みに不満がある」など、ブースで聞いた課題をメモしておくと、電話で「先日お話しされていた〇〇の件で」と切り出せます。相手に思い出してもらいやすくなります。

電話してよいかを確認する

会話の最後に「後日、詳しい資料のご案内でお電話してもよろしいですか」と一言確認しておくと、電話がスムーズになります。担当者の直通番号や、つながりやすい時間帯も聞けると理想的です。

データ入力の担当と期限を決める

名刺の情報を、会期後すぐにリスト化できるよう担当と期限を決めておきます。入力が遅れると、そのぶん電話の開始も遅れます。

リードの優先順位の付け方

電話は、温度感の高い順にかけるのが基本です。

限られた時間と人員で成果を出すには、Aから順に電話し、Bまでを会期後の早い段階でひと通り終えることを目標にすると進めやすくなります。

フォローコールの進め方（5ステップ）

フォローコールは次の5つのステップで進めます。

1. リストを整える：名刺情報を入力し、温度感の区分とブースで聞いた内容を1行にまとめる
2. お礼メールを送る：会期後すぐに、来場のお礼と資料を送る。電話の前触れになる
3. 温度感の高い順に電話する：A→B→Cの順に電話し、展示会で話した内容から会話を始める
4. 結果を記録する：つながったか、何を話したか、次に何をするかをリストに残す
5. 次の接点を約束する：商談、資料送付、再連絡の時期など、次の一手を必ず決めて電話を終える

電話の担当者が複数いる場合は、記録の書き方をそろえておくと、後から全体の状況を把握しやすくなります。

展示会フォローコールのトーク例

フォローコールでは、展示会で会ったことを最初に伝え、相手に思い出してもらうことが重要です。

「お世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。先日の〇〇展で、弊社ブースにお立ち寄りいただきありがとうございました。その際、□□についてお話を伺いまして、その件で少しだけお時間をいただけますでしょうか。」

受付につながった場合は、「〇〇展でご来場いただいた□□様に、お約束していた資料のご案内でご連絡しました」と伝えると、取り次いでもらいやすくなります。受付での伝え方は「テレアポの受付突破のコツ」で詳しく解説しています。

担当者につながったら、次のような質問で状況を確かめます。

• 展示会ではどのような情報を探していましたか
• 今の方法で困っていることはありますか
• 検討されるとしたら、いつ頃を想定していますか
• ほかに検討に関わる方はいらっしゃいますか

その場で売り込むより、課題を聞き、「一度詳しくご説明する時間をいただけますか」と次の約束を取ることを目的にします。基本的なトークの組み立ては「テレアポのスクリプトの作り方」も参考にしてください。

つながらない・断られた場合の対応

一度でつながらないのは珍しくありません。時間帯や曜日を変えて、数回かけ直します。

• 不在が続く場合：時間帯を変えてかけ直し、それでもつながらなければメールで要件を伝える
• 「今は不要」と言われた場合：理由を聞き、再連絡してよい時期を確認して記録する
• 「資料だけ欲しい」と言われた場合：資料を送り、読んでもらえたかを確認する電話の許可を得る

断られた理由は、次の展示会や営業活動の改善材料になります。断り文句への対応は「テレアポの切り返しトーク集」で紹介しています。

効果測定で見るべき指標

フォローコールは、次の指標で振り返ると改善点が見つかります。

• 架電数：何件に電話したか
• 接続率：電話した件数のうち、担当者と話せた割合
• 商談化率：話せた件数のうち、商談の約束が取れた割合
• 区分ごとの商談化率：A・B・Cのどの区分から商談が生まれたか

区分ごとの結果を見ると、会期中の温度感の判断が正しかったかがわかります。次の展示会でのブースでの聞き方や、名刺のメモの付け方の改善につながります。

New Deckの展示会フォローコール代行

展示会後は、通常業務と並行して多くのリードに電話する必要があり、社内だけでは手が回らないことがあります。株式会社New Deckのテレマーケティング代行では、次のような体制で電話営業を支援しています。

• 自社で電話営業した場合と比べ、CVR（コンバージョン率）2〜3倍の改善実績
• クライアント継続率98%
• 相談から最短1週間でコール開始
• リストの作成・精査に対応
• 日次・週次レポートで進捗を共有
• 専任アカウントマネージャーが伴走し、KPIと目標値を事前に合意して開始

展示会リードのフォローを任せたい場合は、テレマーケティング代行の詳細ページをご覧ください。

まとめ：展示会の成果は会期後の電話で決まる

展示会フォローコールは、会期中に温度感と課題をメモし、会期後できるだけ早く、温度感の高い順に電話するのが基本です。電話ではその場で売り込まず、課題を聞いて次の約束を取ることを目的にします。つながらない相手や「今は不要」の相手も記録を残し、時期を変えて再接触することで、展示会の投資を無駄にせずに済みます。