SaaSのテレアポ戦略｜IT企業が商談につなげる進め方
SaaS・IT企業がテレアポで商談を増やすための戦略を解説。ターゲットの決め方、トライアルや資料請求リードへの電話、トークの組み立て方、追うべきKPI、インサイドセールスとの役割分担を手順つきで紹介します。
テレマーケティング
テレアポの受付突破のコツ｜担当者につないでもらう話し方
テレアポでは、担当者と話す前に「受付」という壁があります。この壁を越えられなければ、どれだけ良いトークを用意していても意味がありません。この記事では、受付突破のコツと、受付で断られやすいNGパターン、突破率を上げるための改善方法を、テレマーケティング代行を手がける株式会社New Deckが解説します。
この記事の要点
- 受付突破とは、電話に出た受付や事務担当者から、目的の担当者に取り次いでもらうことです。
- 受付は日々多くの営業電話を受けており、営業電話だと判断されると取り次がれにくくなります。
- 会社名・用件・取り次いでほしい部署を簡潔に伝えることが、受付突破率を上げる基本です。
- 受付突破率を記録し、断られ方のパターンを分析することで、トークを継続的に改善できます。
受付突破とは
受付突破とは、電話に出た受付や事務担当者から、本来話したい担当者や部署に電話を取り次いでもらうことです。多くの企業では、外部からの電話をまず受付や総務が受け、必要と判断した場合のみ担当部署につなぐ仕組みになっています。
受付は日々多くの営業電話を受けているため、「営業電話だ」と判断されると、その時点で取り次がれずに終わってしまいます。
受付が営業電話を判断する基準
受付は、次のような点から営業電話かどうかを瞬時に判断していると考えられます。
- 話し方のスピードやトーンが台本を読んでいるように聞こえるか
- 会社名や用件を名乗るまでの時間が長いか
- 「担当者の方はいらっしゃいますか」など、あいまいな聞き方をしているか
これらの特徴に当てはまると、受付の警戒心が高まり、取り次がれにくくなります。逆に言えば、これらを避けることが受付突破の第一歩です。
受付突破のコツ
会社名と用件を簡潔に名乗る
電話の冒頭で、会社名と用件を簡潔に伝えます。長い自己紹介や商品説明は、受付の時点では不要です。
- 例：「株式会社〇〇の△△と申します。□□の件でご案内があり、ご担当者様にお取り次ぎいただけますでしょうか」
取り次いでほしい部署・役職を明確にする
「ご担当者様」とあいまいに伝えるより、部署名や役職を具体的に伝えるほうが、受付は取り次ぎやすくなります。
- 例：「営業部のご担当者様」「採用のご担当者様」
事前にホームページなどで部署名を調べておくと、より的確に伝えられます。
既存の関係を匂わせすぎない
「お世話になっております」など、既存の取引先であるかのような言い方は、事実と異なる場合は避けるべきです。誤解を与える伝え方は、後のトラブルにもつながります。
落ち着いたトーンで話す
早口や台本を読んでいるような話し方は、営業電話だと見抜かれやすくなります。自然な会話のスピードとトーンを意識することが、警戒心を下げるポイントです。
受付で断られやすいNGパターン
| NGパターン | 受付に与える印象 | 改善策 |
|---|---|---|
| 用件を名乗らずに担当者を聞く | 不審に思われやすい | 会社名と用件を先に伝える |
| 説明が長い | 営業電話だと判断されやすい | 要点を1〜2文にまとめる |
| 「ご担当者様」とあいまいに聞く | 判断しづらく取り次がれにくい | 部署名・役職を具体的に伝える |
| 早口で台本通りに話す | 機械的な印象を与える | 自然な会話のスピードを意識する |
| 断られてもすぐ切らずに食い下がる | しつこい印象を与える | 一度で無理に突破しようとしない |
「担当者不在」と言われたときの対応
受付で「担当者は不在です」と言われたら、無理に食い下がらず、次につながる情報を一つだけ確認して電話を終えるのが基本です。本当に不在の場合もあれば、断りの言い換えの場合もあります。どちらの場合でも、丁寧に終えることで次回の架電がしやすくなります。
- 戻り時間を聞く：「何時ごろお戻りのご予定でしょうか」と聞き、その時間帯にかけ直します。
- 担当部署・お名前を確認する：「次回のために、ご担当の部署名かお名前を伺ってもよろしいでしょうか」と聞きます。教えてもらえなくても深追いしません。
- かけ直す日時を伝える：「では〇日の午前中にあらためてお電話いたします」と伝えておくと、次回の取り次ぎがスムーズになることがあります。
- 結果を記録する：「不在（戻り◯時）」「不在（断りの可能性）」のように分けて記録し、次の架電の優先度を決めます。
同じ企業に短期間で何度も電話をかけると、受付の印象が悪くなります。かけ直しの間隔や回数の上限は、チーム内であらかじめ決めておきましょう。電話がつながりやすい時間帯の考え方は「テレアポの時間帯」で解説しています。
インサイドセールスでの受付突破
インサイドセールスでも、受付突破の基本は「簡潔に名乗り、用件と部署を具体的に伝える」ことでテレアポと変わりません。違いは、資料請求やセミナー参加などの接点がある相手に電話する場面が多い点です。
- 接点がある場合：「先日〇〇の資料をダウンロードいただいた件で」など、事実にもとづいて用件を伝えると、受付も取り次ぎの判断がしやすくなります。
- ダウンロードした本人の名前がわかる場合：部署名とお名前を添えて取り次ぎを依頼します。
- 接点がない企業への架電の場合：テレアポと同じく、会社名・用件・部署を簡潔に伝えます。
インサイドセールスとテレアポの役割の違いは「インサイドセールスとテレアポの違い」で詳しく紹介しています。
受付突破率を高めるための準備
ターゲット企業の情報を事前に調べる
企業のホームページや採用ページから、担当部署の名称や組織構成をあらかじめ調べておくと、取り次ぎ依頼が的確になります。
受付突破率を記録する
架電結果を「担当者につながった」「受付で断られた」「不在」などに分類して記録すると、どのトークで突破率が上がったかを検証できます。記録と振り返りの重要性は「テレアポのアポ率が上がらない原因と改善策」でも解説しています。
断られた場合の切り返しも準備する
受付で一度断られても、切り返し方次第で取り次いでもらえる場合があります。よくある断り文句への対応は「テレアポの切り返しトーク集」で紹介しています。
受付突破率が低い場合、トークだけでなく架電するリストや時間帯にも原因があることがあります。リストの精度については「テレアポのリストの作り方」もあわせてご確認ください。
New Deckのテレマーケティング代行
株式会社New Deckのテレマーケティング代行では、業種・商材ごとに受付突破のトークを設計し、日々の架電結果をもとに継続的に改善しています。
- 業種・商材・ターゲットに合わせたトークスクリプトの設計と改善
- 架電結果を日次・週次でレポート共有
- 専任アカウントマネージャーが伴走し、突破率の低い要因を分析
- 自社で電話営業した場合と比べてCVRが2〜3倍に向上した実績
受付突破率の改善を任せたい場合は、テレマーケティング代行のページをご覧ください。
まとめ：受付突破は「簡潔さ」と「具体性」が鍵
テレアポの受付突破は、会社名と用件を簡潔に伝え、取り次いでほしい部署や役職を具体的に指定することが基本です。営業電話だと見抜かれやすいNGパターンを避け、落ち着いたトーンで話すことで、受付の警戒心を下げられます。突破率を記録し、トークを継続的に改善していきましょう。
よくある質問
受付突破率の目安はどのくらいですか？
業種やターゲット企業の規模によって大きく異なるため、一律の目安と比べるのはおすすめしません。自社の過去の数字と比べて、改善しているかどうかで判断しましょう。
受付に会社名を聞かれたら、どう答えればよいですか？
正直に自社名を伝えます。実態と異なる名乗り方は、後のトラブルや信頼低下につながるため避けましょう。
受付で断られたら、すぐに電話を切るべきですか？
一度は簡単な切り返しを試みてもよいですが、2回断られたら無理に食い下がらず、次回の連絡につなげる形で丁寧に終えましょう。
部署名がわからない場合はどうすればよいですか？
「〇〇に関するご案内で、ご担当の部署にお取り次ぎいただけますでしょうか」のように、用件から推測できる伝え方をすると、受付が判断しやすくなります。
「担当者は不在です」と言われたらどうすればよいですか？
戻り時間か担当部署を一つだけ確認し、かけ直す日時を伝えて丁寧に電話を終えます。深追いはせず、結果を「不在」として記録し、次の架電の優先度を決めましょう。
インサイドセールスでも受付突破のコツは同じですか？
基本は同じで、会社名・用件・部署を簡潔に伝えます。資料請求などの接点がある場合は、その事実を用件として伝えると取り次いでもらいやすくなります。
受付突破のトーク改善を外注することはできますか？
できます。New Deckのテレマーケティング代行では、架電結果の記録・分析をもとに、受付突破のトークを含むスクリプト全体を継続的に改善しています。
